Oinvoice
Hóa Đơn Điện Tử, Một số điều cần biết?

Hóa Đơn Điện Tử, Một số điều cần biết?

1. Vì sao áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Thời điểm hiện tại có 2 hình thức hóa đơn điện tử

  • Hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 51/2010/NĐ-CP
  • Hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP
  • Năm 2019, Cục thuế Hải Phòng cho triển khai 50% doanh nghiệp áp dụng HDDT theo TT 32/2011/TT-BTC trên địa bàn Hải Phòng nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm quen và sử dụng hiệu quả, tiết kiệm về chi phí hóa đơn
  • Năm 2020, sẽ triển khai 100% DN còn lại áp dụng hóa đơn điện tử

Nên thời điểm hiện tại, các Doanh nghiệp tại Hải Phòng sẽ áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 32/2011/TT-BTC, Nghị định 51/2010/NĐ-CP

2. Điều kiện để doanh nghiệp áp dụng HDDT theo TT-32/2011/TT-BTC

  • Có phần mềm HDDT kết nối với phần mềm kế toán hoặc bán hàng
  • Cơ sở hạ tầng CNTT: Máy tính, kết nối internet...
  • Chữ ký số, ký điện tử

Lưu ý:

  • Doanh nghiệp mới thành lập: Có công văn chấp thuận của CQT quản lý trực tiếp
  • Doanh nghiệp đang hoạt động: CQT quản lý trực tiếp sẽ kiểm tra đủ điều kiện theo thông tư 32/2011/TT-BTC

3. Thời gian và cách áp dụng hóa đơn điện tử

Thời gian từ nay đến ngày 31/10/2020: Doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký và áp dụng đồng thời 02 hình thức hóa: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Thời gian kể từ ngày 1/11/2020: Doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc áp dụng 100% HDDT theo thông tư 68/2019/TT-BTC, hủy hoàn toàn các hình thức hóa đơn khác trước khi áp dụng (Hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo TT 32/2011/TT-BTC, hóa đơn tự tin, …), không bắt buộc kết nối phần mềm kế toán.

Việc sử dụng 02 hình thức hóa đơn căn cứ vào các thông tư, công văn sau:

  • Căn cứ vào Khoản 3 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có quy định:

Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

  • Căn cứ vào Công văn số 14192/BTC-TCT ký ngày 15/11/2018
    V/v một số nội dung Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” Điểm Về hiệu lực thi hành và xử lý chuyển tiếp

4. Chọn nhà cung cấp và phần mềm hóa đơn điện tử

4.1 Chọn nhà cung cấp: việc tìm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp quá trình áp dụng của doanh nghiệp thuận lợi, an toàn, tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp nên đánh giá, so sánh các giải pháp và đồng thời cân nhắc năng lực triển khai của nhà cung cấp để đưa ra quyết định theo 03 tiêu chí quan trọng để chọn nhà cung cấp là:

  • Am hiểu về nghiệp vụ hóa đơn
  • Đội ngũ tư vấn, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, nhiệt tình
  • Có uy tín trong lĩnh vực CNTT liên quan đến hóa đơn tài chính và phần mềm HDDT kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng.

4.2 Nghiệp vụ phần mềm:

  • Xuất hóa đơn từ phần mềm kế toán
  • Gửi hóa đơn cho người mua
  • Hủy hóa đơn (có 2 trường hợp hủy hóa đơn) và tạo biên bản
  • Điều chỉnh hóa đơn (có 02 nội dung điều chỉnh hóa đơn) và tạo biên bản
  • Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC-26)
  • Ký số, tra cứu hóa đơn của người mua (hỗ trợ trong giao dịch)
  • In hóa đơn bản chuyển đổi giao cho người mua

Lưu ý: việc giữ số hóa đơn điện tử là vi phạm luật quản lý thuế, nhưng một số phần mềm hóa đơn điện tử đã sử dụng trạng thái chờ duyệt hóa đơn điện tử để khắc phục nghiệp vụ

5. Sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Trường hợp dùng 02 hình thức hóa đơn (giấy và điện tử)

  • Mỗi lần bán hàng hóa dịch vụ chỉ dùng một(01) hình thức hóa đơn
  • Ưu tiên sử dụng hết hóa đơn giấy tránh lãng phí từ nay cho đến ngày 31/10/2020
  • Hóa đơn điện tử dùng để làm quen và sử dụng khi phù hợp

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử

  • Các giao dịch kinh tế còn sử dụng hóa đơn làm giấy tờ thế chấp, căn cứ thanh toán, … trong khi đó hóa đơn điện tử khi in ra giấy không đủ tính pháp lý gây khó khăn trong các giao dịch kinh tế và các giao dịch đảm bảo.
  • Trạng thái giữ số hóa đơn là vi phạm luật, trong khi các các giao dịch kinh tế chưa thể bỏ thói quan này.
  • Người bán, Người mua cần có hóa đơn trên đường vận chuyển nhưng việc tra cứu hóa đơn vẫn chưa dễ dàng khi cổng truyền trực tiếp đến Tổng cục thuế về HDDT chưa sẵn sàng.
  • Hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích: tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, an toàn, hạn chế rủi ro mất hóa đơn, hạn chế hóa đơn bất hợp pháp, ... nhưng Doanh nghiệp cần rất hiểu về rõ hóa đơn điện tử để hạn chế rủi ro khi áp dụng.

6. Tập hợp, lưu trữ các loại hóa đơn mua vào

Lưu trữ hóa đơn mua bao gồm (các loại hóa đơn điện tử khác nhau, hóa đơn giấy).... vào phục vụ công tác kế toán là rất quan trọng, nhưng hiện tại đa số các giải pháp hóa đơn điện tử chỉ có lưu trữ hóa đơn điện tử bán ra không hỗ trợ việc tập hợp, lưu trữ hóa đơn mua vào dễ xảy rủi do. Doanh nghiệp đặc biệt lưu ý việc này

Fai đính kèm: hóa đơn điên tử, Một số điều cần biết


Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SỐ VÀ IN ĐỒ HỌA
Địa chỉ:      Số 20 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng
Email:      hotro@oinvoice.vn
Điện thoại:      0225.3.686.954
Website:      https://oinvoice.vn