Oinvoice

Hóa Đơn Điện Tử, Một số điều cần biết?

Hóa Đơn Điện Tử, Một số điều cần biết?

1. Vì sao áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Thời điểm hiện tại có 2 hình thức hóa đơn điện tử

Nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm quen và sử dụng hiệu quả, tiết kiệm về chi phí hóa đơn

  • Năm 2019, Cục thuế Hải Phòng triển khai 50% doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo TT 32/2011/TT-BTC
  • Năm 2020, sẽ triển khai 100% doanh nghiệp còn lại

2. Điều kiện để doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC

  • Có phần mềm HDDT kết nối với phần mềm kế toán hoặc bán hàng
  • Cơ sở hạ tầng CNTT: Máy tính, kết nối internet...
  • Chữ ký số, ký điện tử

Lưu ý:

  • Doanh nghiệp mới thành lập: Có công văn chấp thuận của CQT quản lý trực tiếp
  • Doanh nghiệp đang hoạt động: CQT quản lý trực tiếp sẽ kiểm tra đủ điều kiện theo thông tư 32/2011/TT-BTC

3. Thời gian và cách áp dụng hóa đơn điện tử

Thời gian từ nay đến ngày 31/10/2020: Doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký và áp dụng đồng thời 02 hình thức hóa: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Thời gian kể từ ngày 1/11/2020: Doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc áp dụng 100% hóa đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC, hủy hoàn toàn các hình thức hóa đơn khác trước khi áp dụng (Hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo TT 32/2011/TT-BTC, hóa đơn tự tin, …) khi có thông báo của cơ quan thuế

4. Chọn nhà cung cấp và phần mềm hóa đơn điện tử

4.1 Chọn nhà cung cấp: việc tìm nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín sẽ giúp quá trình áp dụng của doanh nghiệp thuận lợi, an toàn, tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp nên đánh giá, so sánh các giải pháp và đồng thời cân nhắc năng lực triển khai của nhà cung cấp để đưa ra quyết định theo 03 tiêu chí quan trọng để chọn nhà cung cấp là:

  • Am hiểu về nghiệp vụ hóa đơn
  • Đội ngũ tư vấn, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, nhiệt tình trước và sau khi cung cấp
  • Có uy tín trong lĩnh vực CNTT liên quan đến hóa đơn tài chính và phần mềm hóa đơn kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể hủy phần mềm HDDT của nhà cung cấp không hiệu quả

4.2 Nghiệp vụ cơ bản phần mềm hóa đơn điện tử cần có:

  1. Xuất hóa đơn từ phần mềm kế toán, bán hàng
  2. Gửi hóa đơn cho người mua
  3. Hủy hóa đơn (có 2 trường hợp hủy hóa đơn) và lập, lưu trữ biên bản
  4. Điều chỉnh hóa đơn (có 02 nội dung điều chỉnh hóa đơn) và lập, lưu trữ biên bản
  5. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC-26)
  6. Ký số, tra cứu hóa đơn của người mua
  7. In hóa đơn bản chuyển đổi và hóa đơn bản thể hiện

5. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Trường hợp phát hành 02 hình thức hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

  • Mỗi lần bán hàng hóa dịch vụ chỉ dùng một (01) hình thức hóa đơn
  • Ưu tiên sử dụng hết hóa đơn giấy tránh lãng phí từ nay cho đến ngày 31/10/2020
  • Hóa đơn điện tử dùng để làm quen và sử dụng khi phù hợp

Trường hợp chỉ dùng hóa đơn điện tử

  • Các giao dịch kinh tế còn sử dụng hóa đơn làm giấy tờ thế chấp, căn cứ thanh toán, … trong khi đó hóa đơn điện tử khi in ra giấy không đủ tính pháp lý gây khó khăn trong các giao dịch kinh tế và các giao dịch đảm bảo.
  • Xuất hóa đơn lùi ngày hoặc cách số là vi phạm luật, trong khi các các giao dịch kinh tế chưa thể bỏ thói quan này. Một số phần mềm hóa đơn điện tử đã sử dụng trạng thái chờ duyệt để khắc phục sự cố.
  • Người bán, Người mua cần có hóa đơn trên đường khi vận chuyển hàng hóa. Hiện tại cổng truyền trực tiếp đến Tổng cục thuế chưa sẵn sàng., nên tra cứu qua trang Web của nhà cung cấp giải pháp

6. Lưu trữ các loại hóa đơn mua vào

Hóa đơn mua bao gồm (các loại hóa đơn điện tử khác nhau, hóa đơn giấy).... để phục vụ công tác kế toán là rất quan trọng, nhưng đa số các giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay chỉ có lưu trữ hóa đơn điện tử bán ra không hỗ trợ việc lưu trữ hóa đơn mua vào rất dễ xảy rủi do trong lưu trữ.


Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SỐ VÀ IN ĐỒ HỌA
Địa chỉ:      Số 20 Lê Lợi, Ngô Quyền, Hải Phòng
Email:      hotro@oinvoice.vn
Điện thoại:      088.936.8080
Website:      https://oinvoice.vn

Khách hàng tiêu biểu: